TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. OBJETIVO

Definir los lineamientos generales para la implementación, aplicación, monitoreo, sostenimiento y mejora continua del Sistema de gestión y cumplimiento del régimen de protección de datos personales en la operación de COMPAÑÍA DE SERVICIOS EMPRESARIALES S.A.S

2. ALCANCE

COMPAÑÍA DE SERVICIOS EMPRESARIALES S.A.S., identificada con el NIT 830.020.355 - 6, con domicilio en la dirección Avenida Calle 127 # 51-37, Bogotá D.C., Colombia, como responsable del tratamiento de datos personales, en adelante denominada como La Compañía, comprende la importancia de la seguridad, privacidad y confidencialidad de los datos personales de sus trabajadores, clientes, proveedores y en general de todos aquellos a los cuales ejerce tratamiento de información personal. De esta forma y en cumplimiento de los mandatos constitucionales y legales, presenta el siguiente documento que contiene sus políticas para el tratamiento y protección de los datos personales, para todas sus actividades que involucren tratamiento de información personal en el ámbito nacional e internacional conforme a la legislación, acuerdos y tratados internacionales.

3. MARCO NORMATIVO

· Constitución Política de Colombia

· Ley 1581 de 2012. Por la cual se dictan las disposiciones generales para la protección de datos personales y se desarrolla el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

· Ley 1266de 2008. Por la cual se dictan disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios. y la provenientes de terceros países.

· Decreto Único 1074 de 2015. Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo.

· Decretoúnico1072de2015:Pormedio del cual seexpideel Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo.

· Demás normas que lo adicionen, sustituyan y/o modifiquen

4. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONAL

· La Compañía entiende la importancia de la protección de derechos como el Habeas Data, la privacidad, la intimidad, el buen nombre, honra e imagen personal, es por esto que, todas las actuaciones se regirán por los postulados de la buena fe, la legalidad, la autodeterminación informática, la libertad y la transparencia.

· La Compañía reconoce que su legítimo derecho al tratamiento de los datos personales de los titulares de información debe ser ejercido dentro del marco específico de la legalidad, el consentimiento del titular y las específicas instrucciones impartidas por los Responsables del Tratamiento cuando sea el caso, procurando en todo momento preservar el equilibrio entre los derechos y deberes de titulares, los responsables y otros Encargados del tratamiento vinculados a su operación.

· Quien en el ejercicio de su actividad suministre cualquier tipo de información o dato personal a Compañía de Servicios Empresariales S.A.S en su condición de Encargado o responsable del tratamiento, podrá ejercer sus derechos como titular de la información para conocerla, actualizarla y rectificarla conforme a los procedimientos establecidos en la ley aplicable y la presente política.

· Principio de libertad: La utilización, captura, recolección y tratamiento de datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal, estatutario o judicial que releve el consentimiento.

· Principio de finalidad: La utilización, captura, recolección y tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y recogidos en el desarrollo de las actividades propias de Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, estarán subordinados y atenderán una finalidad legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.

· Principio de confidencialidad: Todas aquellas personas que administren, manejen, actualicen o tengan acceso a información de la naturaleza personal, están comprometidas a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros la información personal, comercial, contable, técnica o de cualquier otro tipo suministrada en la ejecución y ejercicio de sus funciones. Este deber se hace extensivo a todos aquellos terceros aliados, trabajadores o vinculados que se relacionen mediante cualquier vínculo convencional o contractual con Compañía de Servicios Empresariales S.A.

· Principio de legalidad: La utilización, captura, recolección y tratamiento de datos personales, será aplicadas según las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás derechos fundamentales conexos.

· Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no estará disponible en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva.

· Principio de transparencia: La utilización, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe garantizar el derecho del Titular a obtener por parte de Compañía de Servicios Empresariales, en el momento y sin restricciones la información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

5. TIPOS DE TITULARES DEL TRATAMIENTO DE INFORMACIÓN

Los titulares de información entendidos como las personas naturales y/o jurídicas representadas por personas naturales, de quienes se capturan los datos personales que son objeto de tratamiento, se han identificados y categorizados a partir de las distintas actividades que definen la operación de Compañía de Servicios Empresariales S.A.S.

TITULAR TIPOLOGÍA DE DATOS

Proveedores

Datos de identificación, Datos de ubicación, Datos socioeconómicos, Datos Patrimoniales, Datos generales referentes a condición de mayoría de edad, Datos asociados al Sistema de Seguridad Social, Datos relacionados a gustos y preferencias..

Clientes

Datos de identificación, Datos de ubicación, Datos socioeconómicos, Datos Patrimoniales, Datos generales referentes a condición de mayoría de edad, Datos de carácter laboral, educativo, Datos asociados al Sistema de Seguridad Social, Datos relacionados a gustos y preferencias.

Empleados

6. CONDICIÓN DE RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL DE LA COMPAÑÍA

Se define la forma en los que obra Compañía de Servicios Empresariales S.A.S frente a los distintos tipos de titulares de información según su capacidad de decisión frente a los datos personales asociados y su tratamiento.

6.1 Encargado

Compañía de Servicios Empresariales S.A.S será el encargado del tratamiento de datos personales para el desarrollo de sus actividades el uso o tratamiento de información personal por encargo de un tercero que ostente la condición de Responsable sobre los datos tratados.

Compañía de Servicios Empresariales S.A.S cuenta con autonomía técnica y operativa para la toma de decisiones sobre la información personal, esta no podrá decidir ni disponer sobre las bases de datos en sí o la forma de su tratamiento, por ejemplo: eliminar, compartir o divulgar la base de datos sin el consentimiento o autorización previa del Responsable del tratamiento o el titular del dato.

Frente a la información recibida por parte del Responsable, el Encargado no es responsable de recolectar la autorización necesaria para el tratamiento de los datos suministrados, ya que se presume que esta actividad ha sido adelantada por el Responsable de forma previa a la transmisión de la información al Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, no obstante lo anterior podrá solicitar que el responsable acredite el cumplimiento de esta obligación o podrá gestionar la obtención de autorizaciones cuando así lo requiera la operación.

6.2 Responsable

Compañía de Servicios Empresariales S.A.S obrará como Responsable del tratamiento de datos personales siempre que para el desarrollo de sus actividades realice uso o tratamiento de información personal de forma directa mediando para ello únicamente la autorización por parte del titular de la información o la expresa autorización legal.

El relacionamiento jurídico existente entre Compañía de Servicios Empresariales S.A.S y los trabajadores vinculados a su operación, así como de aquellos proveedores asociados a la prestación de servicios propios de Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, permite contar con la potestad de decidir o disponer sobre la información de las bases de datos asociadas a este tipo de titulares, así como de la forma de su tratamiento, solo quedando supeditada esta potestad al consentimiento del titular de la información y las restricciones legales aplicables

6.3 Exclusiones

En el marco de las operaciones que realice Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, se pueden generar la consolidación de bases de datos que por su naturaleza no se encuentran bajo el alcance de La Ley de Protección de Datos Personales (Art. 2 de la Ley 1581 de 2012).

El régimen de protección de datos personales que se establece en la ley 1581 de 2012 no será de aplicación:

a) A las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al Titular y solicitar su autorización. En este caso los Responsables y Encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la presente ley.

b) A las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo.

c) A las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008. Por la cual se dictan disposiciones generales del habeas data y se regula el manejo de la información contenida en bases de datos personales, en especial la financiera, crediticia, comercial, de servicios y la provenientes de terceros países y se dictan otras disposiciones.

7. PRINCIPALES ESCENARIOS Y FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL

Los datos personales de los titulares de información se encuentran sujetos al uso y tratamiento que determina en sus distintos procesos y actividades de Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, quien a su vez define la forma como se captura, usa, almacena, comparte y dispone la información de naturaleza personal en cada uno de sus procesos, por lo anterior y en función de la naturaleza y objeto misional de Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, a continuación, se describen los principales escenarios que dan lugar al tratamiento de información personal y sus finalidades.

7.1 Compras y adquisiciones

a) Verificar antecedentes comerciales, reputacionales y eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo.

b) Vincular al proveedor jurídica y comercialmente con Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, permitiendo el desarrollo de los procedimientos contables, logísticos y financieros de la operación.

c) Formalizar el relacionamiento contractual con el proveedor, controlando la ejecución de las obligaciones asumidas.

d) Evaluar el desempeño y resultados del proveedor con miras al fortalecimiento de los procedimientos de contratación o abastecimiento.

e) Crear usuarios y contraseñas en los sistemas de información de la compañía que permitan al proveedor el desarrollo del objeto contractual por el cual ha sido vinculado a Compañía de Servicios Empresariales S.A.S.

f) Soportar el registro y acceso del personal remitido a las instalaciones de Compañía de Servicios Empresariales S.A.S por parte de los proveedores, mitigando riesgos asociados a la seguridad física y prevención de emergencias.

g) Remitir información en físico o por correo electrónico y/o contacto telefónico con propósitos comerciales de mercadeo, campañas publicitarias, lanzamientos, de productos y/o servicios, eventos, evaluación de la calidad de los productos y servicios, y fines estadísticos, todo a través de sus diferentes canales de contacto.

7.2 Gestión del Talento humano y relaciones laborales

a) Evaluar el perfil laboral de los aspirantes con miras a la selección y formalización de la vinculación laboral, supliendo las vacantes o requerimientos de personal de las distintas áreas y funciones de Compañía de Servicios Empresariales S.A.S.

b) Verificar antecedentes académicos, laborales, personales, familiares, y otros elementos socioeconómicos significativos del aspirante laboral, según los requerimientos del cargo a proveer.

c) Gestionar ante las autoridades administrativas, la vinculación, afiliación o reporte de novedades asociadas al sistema general de seguridad social, así como las demás obligaciones asistenciales y prestacionales de índole laboral.

d). Registrar al trabajador en los sistemas informáticos de gestión de Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, permitiendo el desarrollo de las actividades contables, administrativas y financieras propias del vínculo laboral.

e) Gestionar las novedades laborales con incidencia en la liquidación y pago de nómina.

f) Gestionar los procedimientos de desvinculación laboral, así como el cumplimiento de las obligaciones económicas correspondientes.

g) Gestionar el desarrollo y cumplimiento de las labores operativas y funcionales asociadas al perfil del cargo.

h) Gestionar actividades que incentiven el crecimiento y desarrollo del empleado en Compañía de Servicios Empresariales S.A.S.

7.3 Gestión de Clientes

a) Verificar antecedentes comerciales, reputacionales y eventuales riesgos de relacionamientos asociados al Lavado de Activos y Financiación del terrorismo.

b) Soportar el relacionamiento comercial con los clientes y prospectos, permitiendo su registro en los sistemas de gestión de Compañía de Servicios Empresariales S.A.S para el desarrollo de los procedimientos contables, logísticos, comerciales y financieros de la operación.

c) Gestionar actividades de comunicación y fidelización de clientes, así como la atención oportuna de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias PQRS, que permitan evaluar la calidad de los productos y servicios ofertados por Compañía de Servicios Empresariales S.A.

d) Desarrollar actividades de marketing e inteligencia de mercados, procurando fortalecimiento de la gestión comercial de Compañía de Servicios Empresariales S.A.S.

e) Convocar, patrocinar u organizar la participación de clientes actuales o potenciales en los eventos o actividades comerciales o de promoción de marcas y productos de Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, conservando eventualmente el registro de los titulares asistentes mediante grabación, fotografía o cualquier otro medio físico o automatizado.

f) Divulgar con fines comerciales las producciones o servicios de Compañía de Servicios Empresariales S.A.S de forma directa o a través de aliados o trabajadores.

7.5 Gestión administrativa y cumplimiento

a) Registrar y controlar el acceso a las instalaciones de Compañía de Servicios Empresariales S.A.S mitigando los riesgos de seguridad física y de la información.

c) Verificar, controlar y monitorear el desarrollo de los procesos, actividades y productos conforme a los lineamientos y objetivos trazados.

d) Gestionar el cumplimiento de las obligaciones y requisitos legales asociados al desarrollo de la operación de Compañía de Servicios Empresariales S.A.S.

e) Gestionar las denuncias asociadas a las malas prácticas corporativas o que afecten la ética o transparencia empresarial.

f) Soportar el desarrollo de la operación mediante el otorgamiento, gestión y mantenimiento de las herramientas y aplicaciones informáticas de Compañía de Servicios Empresariales S.A.S.

g) Gestionar el desarrollo de acciones o actuaciones jurisdiccionales o extraprocesales asociadas a mecanismos alternativos de resolución de conflictos.

h) Gestionar el cumplimiento de las obligaciones de naturaleza corporativa y societarias frente a los órganos internos y autoridades externas.

7.6 Gestión Contable

a) Permitir el control de los movimientos económicos de Compañía de Servicios Empresariales S.A.S mediante el registro de comprobantes de contabilidad y causalidad.

b) Facilitar la toma de decisiones y conocimiento de la situación económica de Compañía de Servicios Empresariales S.A.S a los directivos gracias a la elaboración y revisión de estados de financieros.

c) Dar cumplimiento a las disposiciones legales que obligan a Compañía de Servicios Empresariales S.A.S a presentar ante la autoridad competente informes y estados financieros.

d) Establecer e implementar mecanismos de control asociados a la validación de pago a proveedores

8. DERECHOS, DEBERES Y OBLIGACIONES DEL TRATAMIENTO

8.1 Derechos de los titulares

Conforme a las disposiciones normativas aplicables, el Titular de información tiene los siguientes derechos:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada.

c) Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que se les dará a sus datos personales

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en las normas sobre datos personales cuando sus consultas o reclamos presentados directamente al responsable por el titular, no hayan sido atendidos de forma completa u oportuna.

e) Solicitar la supresión de los datos personales.

f) Revocar la autorización mediante la presentación de una solicitud y/o reclamo. Esta no procede cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

g) Solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos.

8.2 Deberes de la compañía

Como responsable del tratamiento de la información, Compañía de Servicios Empresariales S.A.S asume los siguientes deberes:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de habeas data.

b) Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.

c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la información que se suministre a Compañía de Servicios Empresariales S.A.S del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente a Compañía de Servicios Empresariales S.A.S del tratamiento.

h) Suministrar a Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.

i) Exigir a Compañía de Servicios Empresariales S.A.S en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.

k) Informar a Compañía de Servicios Empresariales S.A.S cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

l) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

8.3 Obligaciones de terceros (proveedores)

Sin perjuicios de las disposiciones específicas pactadas en cada caso en particular, aquellos terceros Encargados del tratamiento con vínculo contractual o convencional con Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, se encuentran sujetos al cumplimiento de las siguientes obligaciones en materia de protección de datos personales:

a) Adoptar, acatar y mantener vigente una política de tratamiento de información personal aplicable al desarrollo de su operación.

b) Adoptar, acatar y mantener vigente un manual de políticas y procedimientos internos para el tratamiento de la información personal, incluyendo los elementos para la efectividad de la política descritos en el artículo 2.2.2.25.6.2 del Decreto 1074 de 2015.

c) Definir y mantener habilitados los canales para la oportuna y completa atención de las eventuales consultas y reclamos de los titulares de información en materia de protección de datos personales, para lo cual dispondrá al menos de una dirección física, una línea telefónica fija o móvil y un correo electrónico.

8.4 Obligaciones de los trabajadores

Sin perjuicios de las obligaciones pactadas en cada caso en particular, los trabajadores directos e indirectos de La Compañía, deberán dar cumplimiento a las siguientes obligaciones:

a) Conocer y acatar la presente política de protección de datos personales, así como las demás condiciones, limitaciones, finalidades y derechos que le asisten como titular de información personal, entre los que se encuentra el derecho a realizar solicitudes, quejas o reclamos frente al tratamiento de sus datos personales realizado por Compañía de Servicios Profesionales S.A.S, derechos que podrá ejercer a través de los medios, mecanismos y procedimientos descritos en el numeral 11.3 de la presente política.

b) Salvaguardar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, el cual se realizará a nombre de Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, conforme a los principios que lo tutelan.

9. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

Para aquellos casos en que la información personal sea recolectada por Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, en su condición de responsable del tratamiento, se tendrán en cuenta los aspectos citados a continuación:

9.1 Medio y manifestaciones para otorgar la autorización

La autorización para el tratamiento de la información personal requerida es obtenida a través de las solicitudes y avisos de privacidad puestos a disposición del titular en cada uno de los canales o puntos de captura de información física, verbal o digital, los cuales han sido dispuestos mediante formularios, avisos o declaraciones que informan al titular sobre la captura y posterior tratamiento de sus datos personales, sus finalidades, derechos, canales para el ejercicio de sus derechos y de ser procedente, la forma de acceder a la presente política.

La autorización del titular para el tratamiento de los datos será otorgada de forma expresa y su manifestación podrá darse bajo las distintas modalidades establecidas en la ley, tomando en consideración la naturaleza de cada uno de los canales de recolección de información, siendo está escrita, verbal o mediante actuaciones o conductas inequívocas del titular

9.2 Prueba de la autorización

La autorización del tratamiento de los datos recolectados en el desarrollo de las actividades descritas en la presente política dependerá de la naturaleza del canal o punto de recolección de información. El medio de prueba para acreditar la efectiva autorización del tratamiento dependerá del tipo de mecanismo utilizado para obtener la autorización, siendo ejemplo de ello el formato suscrito, el registro de aceptación o ingreso a la página web, la grabación de la conversación, entre otros. En los eventos de aceptación por medio d conducta inequívocas, se tomará como suficiente prueba de la aceptación por parte del titular, el conjunto integrado de los siguientes elementos:

a) El modelo de solicitud de autorización puesto a disposición del titular al momento de capturar sus datos.

b) La indicación expresa en el modelo de solicitud de autorización, de la conducta inequívoca del titular que constituye autorización del tratamiento.

c) La evidencia de la realización de la conducta inequívoca por parte del titular, siendo factible acreditar la información suministrada por el titular u otro tipo de evidencia de aceptación expresa según la naturaleza del canal.

9.3 Casos en los que NO es necesaria la autorización

Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, acogiéndose aloexpresadoenel Art. 10 de la Ley 1581de 2012 identifica las siguientes situaciones como casos en los cuales se podrá realizar tratamiento de datos personales sin que para ello medie una autorización previa.

Los datos personales que se encuentrenenfuentes de acceso público, conindependencia del medio por el cual se tenga acceso, entendiéndose por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, pueden ser tratados por cualquier persona siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

La autorización NO será necesaria en los siguientes casos:

a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b) Datos de naturaleza pública.

c) Casos de urgencia médica o sanitaria.

d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

10. PROCEDIMIENTOS PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, RECTIFICACIONES Y ACTUALIZACIONES

10.1 Procedimiento para la realización de consultas

a) En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán realizar consultas respecto de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, previa acreditación de su identidad.

b) Cuando la consulta sea formulada por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar.

c) La consulta debe contener como mínimo, la siguiente información:

El nombre y dirección de contacto del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

Los documentos que acrediten la identidad y capacidad de su representante, tal como se indica en los siguientes casos:

· Titular: Documento de identificación.

· Causahabiente: Registro civil y documento de identificación.

· Representante autorizado por el titular: Poder autenticado.

· La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer el derecho de consulta.

· La descripción clara y precisa de la consulta que realiza el titular de información, sus causahabientes o representantes.

· Aportar la documentación que avale su petición en caso de que por la naturaleza del dato sea procedente.

· En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

d) Si la consulta realizada por el titular del dato resulta incompleta, Compañía de Servicios Empresariales S.A.S requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la consulta para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.

e) En el caso de consultas presentadas de forma completa, Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, dará respuesta a los peticionarios dentro del término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cualenningúncaso podrá superar los cinco(5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.2.Procedimiento para la realización de reclamos (Corrección, actualización, supresión)

a) En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podrán realizar reclamos asociados a correcciones, actualizaciones o supresión de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, previa acreditación de su identidad.

b) Cuando el reclamo sea formulado por persona distinta del titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar.

c) La solicitud de revocatoria de la autorización, rectificación, actualización o supresión debe contener como mínimo, la siguiente información:

El nombre y dirección de contacto del titular o cualquier otro medio para recibir la respuesta.

Los documentos que acrediten la identidad y capacidad de su representante.

Tal como se indica para los siguientes casos:

· Titular: Documento de identificación.

· Causahabiente: Registro civil y documento de identificación.

· Representante autorizado por el titular: Poder autenticado.

· Por estipulación a favor de otro: Manifestación en este sentido.

La descripción clara y precisa del tipo de reclamo que realiza el titular de información(solicitud parcial o total de la revocatoria de la autorización del tratamiento, corrección, actualización o supresión de datos personales).

· La descripción clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer el derecho de reclamo, así como los hechos que dan lugar al mismo.

· Aportar la documentación que avale su petición en caso de que por la naturaleza del dato sea procedente.

· En caso dado, otros elementos o documentos que faciliten la localización de los datos personales.

d) Si el reclamo realizado por el titular resulta incompleto, Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su reclamo.

e) En el caso de reclamos (correcciones, actualizaciones y supresiones), Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, dará respuesta a los titulares de información dentro del término de (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del reclamo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su reclamación la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

10.3Procedimiento de Relacionamiento con terceros

Compañía de Servicios Empresariales S.A:S, tendrá en cuenta el siguiente procedimiento general para el relacionamiento con terceros en materia de protección de los datos personales.

a) El responsable del respectivo escenario de tratamiento en coordinación con el oficial de privacidad realizará la clasificación del tercero en alto, medio o bajo de manera previa al relacionamiento con dicho tercero que implique tratamiento de información personal Tratamiento alto o intensivo.

b) Una vez definida la categoría del tercero, el delegado de privacidad del área en coordinación con el oficial de privacidad, procede a la realización de las verificaciones y controles aplicables según la categoría correspondiente.

c) Según la categoría asignada al momento de clasificar al tercero, la verificación de los anteriores aspectos se realiza soportes de verificación documental, listados de chequeos, visita a instalaciones, declaraciones juramentadas entre otros.

d) Verificado el adecuado cumplimiento de la ley de protección de datos personales por parte del tercero, la Compañía procede a realizar los trámites de formalización del vínculo contractual, estableciendo las respectivas coberturas legales asociadas con:

e) Si como resultado de las verificaciones y controles previos de debida diligencia se evidencia que el tercero no cumple con un adecuado nivel de cumplimiento de la ley de protección de datos personales, el oficial de privacidad en coordinación con el responsable de escenario, podrán definir un plan de acción conjunto con el tercero con miras a alcanzar un adecuado nivel de cumplimiento, siempre y cuando la naturaleza de la operación y el tipo de tratamiento de datos involucrado lo permita. En el evento en que no sea posible establecer un plan de acción para el cumplimiento del régimen de protección de datos personales por parte del tercero sin exponer a la Compañía a riesgos de incumplimiento de la ley a afectar la seguridad de la información personal, la Compañía desistirá del relacionamiento jurídico con este tercero.

f) Una vez formalizado el vínculo jurídico o contractual con el tercero, la Compañía define la metodología y periodicidad de la supervisión del cumplimiento de la ley de protección de datos durante el tiempo que dure la vinculación o nexo jurídico o comercial con el tercero. Si durante el periodo de supervisión se evidencia que el tercero no alcanza niveles adecuados del cumplimiento de la ley de protección de datos o realiza prácticas inseguras para el adecuado tratamiento de los datos personales, la Compañía define el plan de mejora respectivo o la terminación del vínculo con el tercero según proceda en los términos expuestos en literal precedente.

g) Culminado el vínculo jurídico o comercial con el tercero, el responsable de escenario junto con el oficial de privacidadprocede a solicitar la eliminación o devolución de la información personal que aún pueda conservar el tercero, tomando en consideración el principio de necesidad, vigencia y legalidad del dato.

10.4 Canal de protección de datos y medios de contacto

Para el ejercicio del derecho a realizar consultas, reclamos, correcciones, actualizaciones o supresión de datos personales, el titular podrá contactar al Encargado de la protección de datos personales de La Compañía u Oficial de Privacidad, a través de los siguientes medios de contacto:

Correo electrónico: marcela.aleman@mybrand4u.com

Dirección física: Avenida Calle 127 # 51-37, Bogotá D.C.

Teléfono: +57(310)2207396

Frente al eventual uso de otros canales de contacto por parte de los titulares de información para el ejercicio de sus derechos en materia de protección de datos personales, Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, gestiona internamente la respectiva consulta o reclamo a través de los canales previamente descritos, lo anterior sin perjuicio deinformaral titular de la existenciadelos canales previamente descritos para facilitar la gestión de la consulta o reclamo de manera oportuna y completa.

11. OTROS ASPECTOS ASOCIADOS AL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

11.1 Uso de la marca de la compañía para actividades que involucren tratamiento de información personal.

Los usuarios, trabajadores, proveedores o cualquier tercero con relación directa o indirecta con Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, deberán abstenerse de realizar sin autorización previa y por escrito, cualquier iniciativa o actividad que involucre el uso de su nombre, razón social, símbolo, logo símbolo, marca o cualquier otro signo distintivo de Compañía De Servicios Empresariales S.A.S, cuya ejecución involucre el tratamiento de información personal. Cualquier actividad o iniciativa que se adelante sin el cumplimiento del presente requisito será responsabilidad exclusiva de su(s) autor(es) y/o promotor(es) y no generará efectos, compromisos o responsabilidad alguna para Compañía de Servicios Empresariales S.A.S.

13.2Uso de internet, aplicaciones, páginas web y otros medios digitales de comunicación

La Compañía podrá desarrollar aplicaciones, plataformas, páginas web o en general cualquier tipo de sistema informático de propósito interno o externo con destino a uno o múltiples usuarios, en adelante denominada de forma conjunta o genérica como “Aplicaciones”.

El desarrollo de las aplicaciones podrá realizarse directamente por Compañía de Servicios Empresariales S.A.S o a través de terceros desarrolladores que suministren, apoyen o asesoren en las distintas fases del desarrollo o en la infraestructura tecnológica para su operación y mantenimiento.

El desarrollo, operación, mantenimiento y actualización de Aplicaciones se realizará tomando en consideración los estándares, procedimientos y controles necesarios para promover la seguridad, privacidad y adecuado tratamiento de los datos personales involucrados.

Cada Aplicación requerirá del desarrollo de los términos condiciones especiales de uso, incluyendo un apartado específico para las condiciones de privacidad y protección de datos personales. Ante la ausencia de términos de condiciones o apartado específico en materia de protección de datos personales, se dará aplicación a los principios, postulados y demás elementos descritos en la presente política.

Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, se abstendrá de publicar o divulgar mediante internet o cualquier otro medio masivo de comunicación, información personal de naturaleza sensible de los titulares respecto delos cuales ejerce tratamiento, excepto en aquellos casos en los que se asegure que el acceso es técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo para los Titulares o terceros autorizados conforme a los términos legales.

De igual forma, Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, se abstendrá de divulgar o publicar información de carácter discriminatorio, ofensivo o que pueda afectar las particulares condiciones de vulnerabilidad o indefensión del titular de la información.

15. DISPOSICIONES FINALES Y VIGENCIA

Compañía de Servicios Empresariales S.A.S, se reserva el derecho de modificar la presente política en cualquier momento. Para el efecto realizará la publicación de un aviso en su página web con (5) días hábiles de antelación a suimplementaciónydurantelavigencia de la política.

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

1. OBJETIVO

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Política de Tratamiento de Datos Personales